Відповідні зміни затверджені постановою правління Пенсійного фонду України від 1.06.2022 № 8-3 «Про порядок та черговість подання відомостей для створення електронних трудових книжок».

Постановою передбачено, що відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу Пенсійного фонду працівником особисто або через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі.

Відомості подаються xml-файлом у вигляді у вигляді відсканованих копій документів або в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово.

У випадку виправлення записів у разі виявлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи за періоди страхового стажу після 1 липня 2000 року або створення неправильного чи неточного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ такі відомості надсилаються повторно. При їх повторному надсиланні подаються титульна сторінка та сторінки зі змінами.

Відомості про трудову діяльність в електронній формі подаються в будь-який період протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» (набрав чинності 10.06.2021).

У першу чергу подаються та опрацьовуються відомості щодо осіб, яким до настання права на пенсію за віком залишилося 2 і менше років, та про трудову діяльність осіб за період до 01 липня 2000 року.